Metadata jsou data, která popisují vlastnosti jiných dat. Mohou popisovat například typ souboru, velikost a čas jeho vytvoření, autora, změny souboru v čase a další vlastnosti.
Management metadat se stará o administraci metadat v rozsáhlých podnikových systémech. Určuje způsoby vytváření a zpracování metadat tak, aby obsažené informace byly snadno přístupné, propojitelné a udržovatelné napříč celou podnikovou organizací.
Existuje celá řada typů metadat – popisná, strukturální, administrativní, referenční, statistická a další. Všechny poskytují jedinečné informace o podnikových datech.
Zvyšují jejich hodnotu tím, že zlepšují jejich použitelnost a dohledatelnost, vizualizují datové toky uvnitř firmy, poskytují kontext potřebný k pochopení a řízení vašich systémů, dat a celého podnikání.
Pomocí správy metadat je snazší najít a používat data, a zároveň poskytnout datový kontext, který vaše obchodní, marketingové a IT týmy vyžadují.
Kde se metadata berou? Metadata můžete vytvářet ručně nebo automaticky. Ruční vytváření metadat umožňuje zaznamenat více podrobností, zatímco automatické vytváření obvykle obsahuje pouze základní informace. Metadata rovněž generují vaše podnikové aplikace.
Obecně platí, že čím důležitější je informační aktivum (například zákaznická databáze), tím důležitější je správa metadat kolem něj. Robustní strategie správy metadat zajišťuje, že data organizace jsou vysoce kvalitní, konzistentní a přesná napříč různými systémy.
Proč chtějí organizace dokumentovat a spravovat svá metadata?
Organizace využívající komplexní strategii správy metadat budou s větší pravděpodobností přijímat efektivní obchodní rozhodnutí na základě objektivních dat než ty organizace, které nemají žádné řešení správy metadat.
Většina organizací má informační architekturu, která připomíná přeplněné, zcela neorganizované knihkupectví. Všude jsou data. Data většiny organizací nejsou organizována ani katalogizována, takže je extrémně náročné v nich vyhledávat.
Problém nedostatečné dohledatelnosti dat, a tedy i jejich nízká vytěžitelnost, ve většině firem postupně narůstá až do neudržitelného stavu.
Organizace se mohou během 10 let dostat z gigabajtů na terabajty až petabajty dat uvnitř podnikových systémů. V době, kdy „data jsou nová ropa“, musí být úspěšné organizace schopny najít a použít všechna svá data, aby získaly konkurenční výhodu.
Právě popisné a vyhledávací schopnosti správy metadat jsou zásadní pro úspěšné nalezení a použití podnikových dat. Kromě toho je ale správa metadat důležitá i z hlediska proměnlivých definic významu klíčových dat.
Zkuste se zamyslet nad tím, jak mohou různé skupiny zaměstnanců definovat pojem „zákazník“. Lidé z IT, prodeje, marketingu nebo zákaznické péče, budou mít různé vnímání nebo názory na to, která data reprezentují zákazníky a jak jsou uložena.
Pro IT mohou být data o zákaznících zaměřena na provádění analýz, dashboardů a reportů a na samotné technické aspekty ukládání těchto dat. Pokud požádáte IT, aby definovalo, kde se nacházejí „zákaznická“ data, může odpovědět, že „je to v našem podnikovém datovém skladu, který využíváte“. Kromě nově přibývajících dat, řeší IT oddělení víc než jiná i dohledatelnost historických dat.
Naproti tomu prodejní tým se bude nejspíš více zaměřovat na ty údaje o zákaznících, které získávají nebo využívají přímo při prodeji. Zákaznická data pro ně mohou znamenat pouze aktivní zákazníky nebo zákaznická data na úrovni účtu (jako je název společnosti), a ne všechny zákazníky, které kdy společnost měla. Prodejní týmy mohou na zákaznická data odkazovat spíše jako na název společnosti než na data na úrovni lidí.
Při zanedbané nebo zcela chybějící správě metadat se problémy s nekonzistentně užívanými definicemi, špatnou integrací a údržbou vrství až do bodu, kdy podniková data nelze spolehlivě nalézat a smysluplně využívat, nebo alespoň ne naplno.
Správa metadat vám umožňuje poskytnout každé části vaší organizace metadata, která potřebují k pochopení a řízení vašich systémů a dat. Správa metadat zprostředkovává komplexní a konzistentní pohled na data celé organizace. Díky tomu lze v organizaci přijímat včas správná rozhodnutí a řídit ji s přehledem a efektivně.
Vladimír Ira